Jestliže záznam dat (ať již ve fázi vytváření datové základny, nebo při její aktualizaci) realizujeme přímým vstupem do počítače (osobní počítač, terminálová nebo počítačová síť), je situace relativně jednoduchá. Tento postup je nutný při provozování interaktivních systémů (např. rezervační systémy, inf. systémy peněžních ústavů). Nemáme-li v aplikaci přímý přístup do datové základny, realizujeme zpravidla prvotní záznam dat a jejich předzpracování na osobním počítači s tím, že výstupem je magnetický nosič (nejčastěji disketa). Data na něm uložená jsou potom v dávkovém režimu využita k aktualizaci datové základny. Je samozřejmé, že časová prodleva mezi vznikem informace, její prvotním záznamem a promítnutím do datové základny, neumožňuje použití tohoto přístupu v interaktivních systémech.

Zdroje dat
Při automatizaci inf. systémů, při navrhování struktury datové základy je třeba dodržovat několik důležitých zásad práce se zdroji dat:
1.) Je nutno minimalizovat vstupy – jelikož každý manuálně vkládaný údaj je potenciálním zdrojem chyby, minimalizací vstupů se v podstatě snižuje pravděpodobnost výskytu chyby. Je samozřejmé, že zásadu minimalizace nelze chápat tak, že bychom některá vzniklá data do datové základny dokonce nevložili. Důsledkem této nesprávné interpretace zásady minimalizace vstupů by byla nemožnost zpracovat některé inf. výstupy.
2.) Maximalizovat výstupy – zpracovat z vložených vstupů maximum inf. výstupů. Rovněž u této zásady platí, že ji nelze uplatňovat extrémním přístupem. Nemůžeme maximalizovat množství výstupů, aniž by vznikaly na základě konkrétních požadavků uživatelů. „Uměle vytvořený“ inf. výstup (aniž by mu předcházel požadavek) nebude v řízení využíván a je tedy zbytečný. Přesto ale zvýšil náklady na zpracování dat, náklady na provozování počítačové aplikace.