Pro dosažení požadované korektnosti dat musíme již při tvorbě projektu respektovat dvě zásady:
1.) Je nejdůležitějším chybám předcházet než chyby odstraňovat. Skutečnost, že chybám předejdeme, že chyby nevzniknou, se projeví rychlejším zpracováním a nižšími náklady. Předcházet chybám můžeme např. těmito způsoby:
– minimalizujeme objem dat, která do počítačové aplikace vstupují manuálně; zejména při využívání dat z jiného projektu je vhodné realizovat datové spojení
* přes společnou datovou základnu (v prostředí terminálové nebo počítačové sítě),
* pomocí předávaných magnetických nosičů s potřebnými daty;
důsledkem popsaných postupů je snížení pracnosti a z toho plynoucí zrychlení zpracování,
– vstupující data vhodně formálně upravíme; formulář, z něhož data zaznamenáváme, a „tvar“ obrazovky by měly v maximálně možné míře korespondovat, měly by být blízké (případně shodné),
– volíme vhodné klíče; této problematice jsme se věnovali v předchozí kapitole, a proto pouze zopakujeme, že při konstrukci klíčů bychom měli respektovat požadavky a zvyklosti uživatele s tím, aby klíče byly jednoduché a vystihovali popisovaný jev (mnemotechnika),
– dodržujeme princip odpovědnosti za data; data by měl vkládat do datové základny pracovník, u něhož data vznikají.
2.) Uplatňujeme soustavu kontrol, jež jsou schopny prověřit korektnost dat a odhalit případné chyby. Kontrolní metody, kterých existuje značný počet, dělíme na formální a logické.
Formální kontroly se používají zejména při záznamu, vstupu dat a jejich cílem je zajistit soulad mezi daty na předloze (na prvotním dokladu) a daty na počítačovém médiu (v datové základně).
Pojmem soulad rozumíme shodnou posloupnost znaků umístěných ve stejných pozicích. Je-li např. požadováno, že příjmení bude zapisováno od levého okraje pole, nestačí při záznamu do počítače sice vložit příjmení shodné s předlohou, ale umístit je k pravému okraji.
