V souvislosti s datovou základnou je třeba určit:

kdo je za vkládaná data odpovědný. V jednotlivých organizacích se můžeme setkat se dvěma odlišnými přístupy:
1.) Za data je odpovědný a do datové základny je vkládá pracovník, u něhož data vznikají.
2.) Odpovědnost za vytváření datové základny se přenáší z pracovníka, u něhož data vznikají, na pracovníky výpočetního střediska, zpravidla do útvaru přípravy dat.

Z obou uvedených možností se jako správná jeví ta, kdy data vkládá přímo uživatel, u něhož se nachází zdroj dat.
Pokusy o přenesení odpovědnosti na jiné pracovníky jsou ve většině případů negativní a přinesou tyto projevy:
– mezi uživatele a datovou základnu vkládáme další mezičlánek, což jednak prodlouží dobu zpracování, jednak zvýší náklady na zpracování,
– vniká řada chyb, které vyplývají z faktu, že pracovníkovi přípravy dat nemusí být důvěrně známá oblast, z níž data pocházejí.
– některé chyby by odborný pracovník, u něhož data vznikají, odhalil ihned při vkládání,
– prodlužuje se celková doba potřebná k vytvoření datové základny a k jejímu uvedení do provozuschopného stavu.

Zásady při práci se zdroji dat
Při automatizaci inf. systémů, při navrhování struktury datové základy je třeba dodržovat několik důležitých zásad práce se zdroji dat:
1.) Je nutno minimalizovat vstupy – jelikož každý manuálně vkládaný údaj je potenciálním zdrojem chyby, minimalizací vstupů se v podstatě snižuje pravděpodobnost výskytu chyby. Je samozřejmé, že zásadu minimalizace nelze chápat tak, že bychom některá vzniklá data do datové základny dokonce nevložili. Důsledkem této nesprávné interpretace zásady minimalizace vstupů by byla nemožnost zpracovat některé inf. výstupy.